Arta planificării în detaliu în comunicarea eficientă

Comunicarea nu este doar un act de transmitere a ideilor sau de schimbare a perspectivelor. Este procesul prin care interacționăm cu ceilalți, căutăm informații esențiale pentru viața de zi cu zi și gestionăm circumstanțele în care lucrăm.

Totuși, pentru mulți oameni comunicarea eficientă este o provocare. 

Cum reușim să captăm atenția celor din jur? Cum ne asigurăm că mesajul nostru are impactul dorit?

Obținerea și menținerea atenției: o artă ce necesită atenții la detalii.

A face ca oamenii să te asculte, să citească sau să privească ceea ce avem de spus nu este deloc ușor. Cum îi convingem să acorde atenție mesajului nostru și să înțeleagă că acesta le este benefic?

Răspunsul stă în planificarea detaliată. Alegerea atentă a fiecărui aspect, de la conținutul mesajului, până la mediu și feedback, toate au un impact semnificativ asupra rezultatului final al comunicării.

Indiferent de situație, vrei să ai în vedere următoarele aspecte

-          Mesajul - Clarifică conținutul mesajului tău. Ce informații trebuie incluse și ce trebuie evitat pentru a evita confuziile? Cum ar trebui să împarți informația? Mesajul trebuie să fie mai detaliat sau să meargă direct la subiect?

-          Canalul – Alege cel mai potrivit mod de a-ți transmite mesajul. Este un canal mai rapid sau mai ieftin decât celelalte? Oferă un mediu propice pentru feedback sau permite transmiterea de detalii mai consistente?

-          Codul – Asigură-te că folosești un cod înțeles de audiența ta. Cuvintele și imaginile pe care le folosești au aceeași semnificație pentru ei precum au pentru tine? Există riscul ca acestea să aibă înțelesuri diferite pentru diverse audiențe?

-          Feedback-ul – Cunoaște-ți rezultatele. Cum vei ști dacă ai comunicat cu succes? Va putea fi răspunsul audienței întârziat? Va fi el filtrat printr-o altă sursă?

-          Zgomot – Cu atâtea mesaje și vorbitori, cum te poziționezi în comparație cu ceilalți? Va încerca cineva să devieze sau să distorsioneze eforturile tale de comunicare?

Sigur, pe lângă toate acestea, vrem să ne asigurăm că am analizat și impactul nostru direct și, totodată, am analizat și ascultătorul nostru, astfel încât să știm cum să ne adaptăm cel mai bine la nevoie și dorințele sale.

Știi ce e interesant?

Că doar ce am apucat să menționez aceste elemente, fără să intrăm în profunzimea lor și deja ne dăm seama că o comunicare eficientă presupune cu mult mai multe lucruri decât cele cărora noi le oferim atenție cu adevărat.

Cred că acum înțelegem tot mai bine de ce o planificare în detaliu este atât de importantă pentru rezultatele procesului de comunicare. Poți să lași lucrurile la voia întâmplării și să vezi tu ce se întâmpla, sau poți prelua frâiele, pregătindu-te și făcând lucrurile să se întâmple exact așa cum îți dorești.

Iată câteva dintre lucrurile pe care poți să le ai în vedere pentru a-ți planifica în detaliu situația de comunicare

1.         Cunoaște-ți clar obiectivele – din păcate mulți oameni nu obțin ceea ce își doresc pentru că nu le e nici lor foarte clar ce ar vrea să obțină. Stabilește-ți clar obiectivul pentru fiecare situație de comunicare și adaptează-ți mesajul în funcție de acest lucru.
2.         Adaptează-te la ascultător – același mesaj nu va funcționa în același fel pentru oricine. Tocmai de aceea, nu sunt adepta mesajelor standard și recomand tot timpul o analiză a celor cu care discutăm. E important să le cunoaștem nevoile, dorințele, stilul de comunicare, astfel încât, pe cât posibil, să adaptăm discuția ținând cont de aceste lucruri.
3.         Cunoaște-ți poziția – folosește cuvinte pe care audiența ta le înțelege și concepte cu care se pot identifica. E important să ne cunoaștem poziția și să fim dispuși să mergem noi spre punctul în care sunt ei acum, nu să ne așteptăm să vină ei spre noi.
4.         Dă-le un pas de acțiune – când îți cunoști obiectivele, cunoști și pasul de acțiune pe care ai vrea să îl facă oamenii. Cere pasul de acțiune pentru că singurul mod prin care pot și ei să obțină rezultate e prin acest pas de acțiune.
5.         Pregătește-te să depășești așteptările – mulți oameni spun multe și fac puține. Mulți oameni promit multe, dar puține se și întâmplă. Atunci când le creezi așteptări oamenilor și aceste așteptări nu sunt atinse, ei sunt dezamăgiți, își pierd încrederea în ceea ce spui, în ceea ce ești. Așadar, asigură-te că orice așteptări le creezi oamenilor, acestea vor fi cu adevărat depășite!

Comunicarea Eficientă – o necesitate, nu un lux

Comunicare eficientă nu este un aspect accesoriu, e o necesitate în lumea ce astăzi. Detaliile fac diferența, iar o planificare atentă te asigură că mesajul tău nu este doar transmis, ci are și impactul dorit.

Despre toate acestea și multe altele vom discuta în cadrul Workshop-ului Online – Gândirea și Structurarea Prezentărilor cu Impact, unde vom explora în detaliu aceste concepte și le com aplica în contexte practice. Asigură-ți locul acum pentru a-ți duce abilitățile de comunicare la următorul nivel.